Tips Melamar Menggunakan Email dan Cara Membalas Email HRD Secara Profesional
Melamar pekerjaan sudah bukan jamannya lagi dengan menggunakan amplop coklat berisi dokumen CV dan fotokopi ijazah. Kini fresh graduate tidak perlu mengalaminya karena ada cara yang lebih mudah dan modern sekaligus lebih hemat. Caranya adalah dengan mengirim email ke alamat email perusahaan tersebut. Tentu saja ini bisa dilakukan jika perusahaan memang memberikan alamat email untuk keperluan lamaran pekerjaan. Cara mudah ini tetap harus dipelajari apalagi bagi yang belum pernah melakukannya. Berikut ini adalah tips membuat lamaran kerja menggunakan email dan bagaimana cara membalas email HRD sebagai respon atas email lamaran Anda.
Hal penting yang harus diperhatikan sebelum mengirim email untuk lamaran pekerjaan adalah memastikan dokumen elektronik yang dibutuhkan sudah lengkap. Adapun dokumen tersebut antara lain:
- Kartu identitas.
- Foto diri.
- Ijazah terakhir.
- CV atau portofolio.
- Dokumen pendukung lainnya.
Dokumen-dokumen tersebut harus Anda pindai atau scan kemudian dijadikan satu file dalam bentuk .pdf. perusahaan akan lebih menyukai jika hanya mengunduh satu file saja yang isinya lengkap dibandingkan mengunduh banyak file dengan berbagai jenis format. Dengan memakai ekstensi PDF, ukuran dokumen tidak akan terlalu besar. Setelah dokumen siap, Anda bisa mulai membuat email lamaran pekerjaan.
Berikut ini tips membuat email lamaran kerja yang professional:
- Gunakan alamat email formal.
Saat akan mengirim email dalam konteks formal sebaiknya Anda menyiapkan alamat email dengan nama formal yaitu nama lengkap Anda.
- Isi subjek dengan benar.
Beberapa perusahaan mengatur penulisan subjek seperti kode posisi yang akan dilamar. Jika tidak ada aturan yang disebutkan Anda bisa mengisinya dengan “lamaran kerja untuk posisi xxxx”.
- Isi badan email.
Setelah subjek maka Anda harus mengisi badan email. Isinya mirip dengan isi surat lamaran pada umumnya. Perhatikan pengetikan Anda jangan sampai ada salah ejaan. Gunakan caption dan ukuran font yang formal. Setelah badan email diisi, lengkapi dengan melampirkan lampiran .pdf yang sudah Anda persiapkan sebelumnya.
- Pengiriman email.
Kirimkan email di jam kerja yaitu antara 08.00 sampai 16.00 dan jangan mengirim email di tanggal merah atau hari libur.
Setelah Anda mengirimkan email yang perlu dilakukan adalah menunggu email atau telepon balasan sebagai respon perusahaan. Jika Anda mendapat telepon maka balaslah sesuai dengan hal yang diperbincangkan. Namun jika Anda mendapatkan email sebagai respon, maka berikut ini cara membalas email HRD yang professional:
- Isi subjek.
Isi subjek sesuai dengan subjek yang dikirimkan oleh perusahaan.
- Badan email.
Ucapkan terima kasih atas respon yang diberikan oleh perusahaan pada email lamaran kerja Anda. Kemudian jika perusahaan mengirimkan jadwal untuk tahapan selanjutnya, Anda bisa mengkonfirmasi jadwal tersebut apakah bisa memenuhi atau tidak. Jika tidak bisa, tak ada salahnya Anda meminta waktu lain dengan sopan. Gunakan bahasa yang sopan dan professional dan jangan ada salah ketik di email Anda tersebut. Setelah selesai, kirim email pada jam kerja.
Itulah tips membuat email lamaran kerja dan cara membalas email HRD bagi Anda yang belum pernah melakukannya. Buatlah CV atau portofolio dengan baik, menarik dan lengkap mengenai diri Anda khususnya kelebihan dan keahlian yang dimiliki. Juallah diri Anda secara positif dan jangan lupa menambahkan betapa Anda berharap untuk bisa menjadi bagian dari perusahaan tersebut beserta alasannya. Selamat mencoba.
